Razón social	LIMPIEZA Y TECNOLOGÍA LIMPYTEC S.A.S.
NIT	900.357.674
Domicilio	Calle 31 #18B-81, Pie del Cerro, Cartagena de Indias D. T. y C.
Teléfonos	(605) 6583416 / 3146940086
Correo para titulares	rhumanos@limpytec.com
Documento	Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales
Versión	4.0
Aprobación	Gerente General – 10 de octubre de 2026

1. OBJETO

LIMPIEZA Y TECNOLOGÍA LIMPYTEC S.A.S. (en adelante, LIMPYTEC) adopta esta Política para garantizar el tratamiento lícito, leal, transparente y seguro de datos personales, proteger la intimidad, la dignidad y el buen nombre de sus titulares y establecer reglas de supervisión mediante videovigilancia, con respeto de los derechos laborales y el debido proceso.

Se aplicarán los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, así como los criterios de necesidad, proporcionalidad y responsabilidad demostrada.

2. MARCO NORMATIVO Y LEGAL

• Constitución Política de Colombia, artículos 15, 21, 25 y 29, en lo pertinente.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012, protección de datos personales, y sus disposiciones reglamentarias compiladas en el Decreto 1074 de 2015.
• Ley 1273 de 2009, protección penal de la información y de los datos.
• Ley 527 de 1999, cuando se utilicen mensajes de datos o soportes electrónicos.
• Código Sustantivo del Trabajo, incluidas las facultades de dirección y las garantías disciplinarias del artículo 115, modificado por la Ley 2466 de 2025.
• Circular Única de la SIC, Título V, en cuanto resulte aplicable; orientaciones de la SIC sobre tratamiento de datos en sistemas de videovigilancia.
• Ley 1266 de 2008 y sus reformas, exclusivamente en los tratamientos sujetos a su régimen especial, cuando corresponda.

3. ALCANCE

Aplica al tratamiento de datos personales efectuado por LIMPYTEC como responsable o encargado, mediante soportes físicos, digitales, sistemas de acceso, cámaras de videovigilancia y otros medios, respecto de aspirantes, empleados, exempleados, clientes, huéspedes cuyas prendas se procesen cuando sean identificables, proveedores, contratistas, visitantes y demás titulares. Vincula al personal que acceda a información por razón de su cargo.

4. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Responsable: LIMPIEZA Y TECNOLOGÍA LIMPYTEC S.A.S., NIT 900.357.674, Calle 31 #18B-81, Pie del Cerro, Cartagena de Indias; teléfono (605) 6583416 / 3146940086; correo: rhumanos@limpytec.com.

5. RESPONSABLE INTERNO DE PRIVACIDAD

Gerencia General designará formalmente a una persona o área responsable de coordinar la protección de datos, atender solicitudes, controlar autorizaciones, verificar la seguridad, capacitar personal y llevar registro de incidentes. El cargo podrá denominarse Oficial de Privacidad internamente; su designación y responsabilidades se definirán conforme a los riesgos y obligaciones realmente aplicables, sin atribuir a LIMPYTEC exigencias sectoriales que no le correspondan.

• Mantener inventario de bases y finalidades, y evaluar la obligación de registro ante RNBD.
• Autorizar y auditar accesos al sistema de videovigilancia y a las exportaciones de video.
• Documentar riesgos, incidentes de seguridad, solicitudes de titulares y decisiones de conservación excepcional.
• Promover capacitaciones, acuerdos de confidencialidad y revisiones periódicas de esta Política.

6. DEFINICIONES

Titular

Persona natural determinada o determinable a quien corresponde el dato.

Dato personal

Información vinculada o asociable a una persona natural.

Dato sensible

Información cuyo uso indebido pueda afectar intimidad o causar discriminación, incluidos datos biométricos que identifican unívocamente cuando corresponda.

Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado, salvo las excepciones legales.

Tratamiento

Recolección, captación, grabación, almacenamiento, consulta, utilización, circulación, transmisión, supresión u otra operación con datos.

Responsable y encargado

Quien determina las finalidades y medios esenciales del tratamiento y quien trata datos por cuenta del responsable, respectivamente.

Videovigilancia

Sistema que capta, reproduce y/o graba imágenes mediante cámaras.

Evidencia digital

Archivo o registro electrónico cuya autenticidad, integridad, origen y custodia deban poder verificarse.

7. CATEGORÍAS DE DATOS TRATADOS

7.1. Empleados y aspirantes

Datos de identificación, contacto, vida laboral, cargo, horarios, nómina, formación, gestión de talento humano, seguridad social, datos de salud estrictamente necesarios y debidamente protegidos, control de asistencia y, cuando proceda, huella u otros datos biométricos. Imágenes de cámaras y registros asociados a tiempo y lugar. La imagen identificable es dato personal; no toda imagen es por sí misma dato sensible. Su tratamiento como sensible dependerá de su contenido o de técnicas de identificación biométrica aplicadas.

7.2. Clientes y terceros relacionados

Identificación y contacto de clientes y sus representantes, información comercial, contractual, contable y financiera necesaria. Información limitada de huéspedes o titulares relacionada con órdenes de servicio y manejo de prendas, cuando aplique.

7.3. Proveedores y contratistas

Identificación, contacto, datos comerciales, contractuales, financieros necesarios y registros de acceso o videovigilancia cuando ingresen a las instalaciones.

7.4. Visitantes

Información mínima necesaria para control de ingreso y seguridad, e imágenes obtenidas por cámaras informadas.

8. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

8.1. Empleados y aspirantes

• Vinculación, evaluación de candidatos, contratación, cumplimiento de obligaciones laborales, nómina, prestaciones y seguridad social.
• Control de acceso, registro de asistencia, verificación de horarios y jornada, respetando pausas y descansos.
• Capacitación, evaluación objetiva de desempeño, supervisión de funciones, cumplimiento de manuales, procedimientos e instrucciones legítimas.
• Control de calidad de recepción, clasificación, lavado, secado, planchado, doblado, empaque, almacenamiento, custodia y despacho de prendas.
• Análisis de tiempos operativos, ejecución de tareas, productividad y utilización de equipos y recursos, de forma necesaria, proporcional y con criterios comunicados.
• Prevención de riesgos, seguridad y salud en el trabajo, protección de empleados, equipos, insumos, prendas de clientes y otros activos.
• Investigaciones internas y uso de evidencia pertinente en procedimientos laborales o disciplinarios, con defensa, contradicción, debido proceso y acceso restringido.
• Mejoramiento continuo con preferencia por datos agregados o anonimizados cuando resulten suficientes.

8.2. Clientes

Gestión de cotizaciones, contratos, órdenes de servicio, facturación, cobranza, atención de peticiones y quejas, trazabilidad de prendas y cumplimiento de obligaciones legales.

8.3. Proveedores y contratistas

Selección, contratación, cotizaciones, pagos, control de ingreso, seguridad, cumplimiento de compromisos y obligaciones legales.

8.4. Visitantes

Control de ingreso, seguridad de personas e instalaciones, prevención e investigación de incidentes y atención de requerimientos de autoridades competentes.

No se ampliarán finalidades mediante usos incompatibles con las originalmente informadas. Una nueva finalidad sustancial requerirá revisión jurídica, información previa y, cuando proceda, nueva autorización.

9. AUTORIZACIÓN, INFORMACIÓN Y AVISOS

LIMPYTEC obtendrá y conservará prueba de la autorización previa, expresa e informada cuando sea exigible, en soporte físico, digital o cualquier medio verificable. Informará la identidad y contacto del responsable, finalidades relevantes, derechos y carácter facultativo de responder preguntas sobre datos sensibles. No utilizará cláusulas globales para legitimar finalidades inesperadas; diferenciará las necesarias de las opcionales cuando corresponda. No supeditará el acceso a derechos o prestaciones a la entrega de datos sensibles que no sean legalmente exigibles.

Los avisos de cámaras se ubicarán antes de ingresar a las zonas vigiladas y remitirán a esta Política. La señalización no sustituye por sí sola otras autorizaciones que jurídicamente deban obtenerse. Para los trabajadores se documentará una comunicación específica de usos de supervisión, productividad y evidencia disciplinaria, antes de aplicar dichos usos.

10. DATOS SENSIBLES Y BIOMÉTRICOS

El tratamiento de datos sensibles está restringido a los supuestos permitidos por el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012. Cuando se requiera autorización, se explicará su carácter facultativo, se informará el dato sensible y la finalidad, y se aplicarán medidas reforzadas de seguridad. La huella usada para verificación de acceso exige evaluación de necesidad, alternativas razonables y controles especializados. No se habilitará reconocimiento facial, perfilamiento biométrico o captura de audio mediante esta Política sin evaluación y reglas específicas previas.

11. VIDEOVIGILANCIA Y SUPERVISIÓN LABORAL

11.1. Objetivos y ubicación

Las cámaras de LIMPYTEC podrán operar en accesos, circulación, áreas de producción, despacho, almacenamiento y otras zonas justificadas para seguridad, calidad y supervisión de procesos. Su ubicación se documentará en un inventario. No se instalarán en baños, vestuarios, zonas de cambio de ropa ni espacios de intimidad reforzada. En comedores o áreas de descanso sólo se justificará vigilancia proporcional por seguridad, sin usarla para controlar indebidamente descansos.

11.2. Control del cumplimiento de funciones

Podrán consultarse registros para verificar tareas, cumplimiento de instrucciones y procedimientos, uso adecuado de recursos, asistencia y hechos concretos asociados al proceso productivo. Se prohíbe el seguimiento intimidatorio, arbitrario, discriminatorio o ajeno a la relación laboral. El control deberá tener finalidad identificable y razones verificables.

11.3. Productividad y calidad

El video será herramienta complementaria para revisar tiempos de operaciones, continuidad del proceso, cuellos de botella, calidad y cumplimiento de estándares previamente definidos y comunicados. Toda valoración individual tendrá en cuenta carga de trabajo, fallas de maquinaria, disponibilidad de insumos, instrucciones de superiores, permisos, pausas y descansos reconocidos. No se presumirá incumplimiento por mera inactividad aparente; deben contrastarse los registros de producción y las explicaciones del empleado.

11.4. Investigaciones y disciplina

Las grabaciones podrán incorporarse como posibles medios de prueba para investigar pérdidas o daños de prendas, incumplimiento de funciones, instrucciones, procedimientos, obligaciones de seguridad y demás hechos laboralmente relevantes. La consulta y extracción deberán guardar relación con hechos determinados. No constituyen prueba infalible ni autorizan sanciones automáticas. El trabajador conocerá los cargos y las pruebas pertinentes y podrá controvertirlas, ofrecer explicaciones y solicitar las pruebas pertinentes, conforme al artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo y al Reglamento Interno de Trabajo. Se protegerán los datos de terceros mediante acceso controlado, recortes o enmascaramiento cuando sea posible sin afectar la defensa.

11.5. Consulta, acceso y cadena de custodia

Sólo podrán ingresar al sistema las personas designadas formalmente por Gerencia. Se registrarán: usuario, fecha, finalidad, cámara, rango horario, visualización, descarga y destinatario. Cuando se extraiga un video, se conservará el archivo original o una copia íntegra verificable, registrando fecha y hora de exportación, persona responsable, origen, nombre de archivo, control de integridad cuando sea viable y todas las entregas. Está prohibida su difusión por mensajería personal o redes sociales sin base jurídica y controles adecuados.

11.6. Conservación y supresión

LIMPYTEC adopta como parámetro interno inicial una conservación ordinaria máxima de treinta (30) días de grabaciones, sujeto a validación de capacidad, riesgo y necesidad documentada. No es un plazo legal general obligatorio. Los registros se sobrescribirán o eliminarán de manera segura, salvo que exista un incidente, reclamo, investigación, litigio, orden de autoridad u otra necesidad legítima documentada que justifique preservación específica. En ese caso se limitará el fragmento conservado, se registrará el motivo y se revisará periódicamente si subsiste la finalidad.

11.7. Prohibiciones y límites

No se realizarán publicaciones públicas, captación indiscriminada de audio, reconocimientos biométricos no evaluados, vigilancia de vida privada ni decisiones disciplinarias exclusivamente automatizadas. No se utilizarán las grabaciones con finalidades incompatibles ni se difundirán para humillar, presionar o exponer públicamente a colaboradores.

11.8. Encargados y acceso remoto

Los proveedores de cámaras, almacenamiento, mantenimiento, soporte remoto o servicios en nube que accedan a imágenes deberán sujetarse a acuerdos y obligaciones de encargado según corresponda. Se controlarán permisos, contraseñas, autenticación, transferencias o transmisiones internacionales y registros de acceso.

12. DERECHOS DE LOS TITULARES

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de autorización, salvo excepciones legales, e información sobre el uso de sus datos.

• Consultar gratuitamente sus datos de acuerdo con la legislación aplicable.
• Solicitar supresión o revocatoria en los casos procedentes, sin perjuicio de obligaciones legales o contractuales de conservación.
• Presentar reclamos ante LIMPYTEC y, agotado el trámite exigible, quejas ante la SIC.
• Ejercer sus derechos respecto de videograbaciones con respeto a la intimidad y datos de otras personas.

13. PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS Y RECLAMOS

Canales: rhumanos@limpytec.com; Calle 31 #18B-81, Pie del Cerro, Cartagena de Indias; teléfono (605) 6583416 / 3146940086. Identificar al titular, la solicitud, dirección de respuesta y soportes disponibles; se verificará identidad y representación.

13.1. Consultas

Se responderán dentro de diez (10) días hábiles desde su recibo; si no es posible, se informará la causa y la fecha de respuesta, sin superar los cinco (5) días hábiles adicionales.

13.2. Reclamos

Si el reclamo está incompleto, se requerirá subsanar dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción. Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin subsanación, se entenderá desistido. Si la empresa no es competente, dará traslado dentro de dos (2) días hábiles e informará al interesado. Recibido completo, registrará “reclamo en trámite” con el motivo dentro de dos (2) días hábiles, cuando aplique. Resolverá en quince (15) días hábiles y, con aviso motivado, podrá ampliar hasta ocho (8) días hábiles más.

14. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Se establecerán controles físicos, administrativos y tecnológicos proporcionales al riesgo: perfiles individualizados, credenciales robustas, autenticación reforzada cuando sea viable, protección de archivos almacenados y transferidos, respaldo cuando corresponda, actualización de equipos, restricción de puertos y acceso remoto, registro de accesos, confidencialidad y eliminación segura. Las vulneraciones se investigarán y reportarán ante las autoridades y titulares cuando la norma así lo exija y dentro de los plazos aplicables.

15. REGLAS ESPECÍFICAS POR TITULAR

15.1. Empleados

La información laboral se utilizará sólo para obligaciones legales y finalidades lícitas informadas. El tratamiento deberá diferenciar los datos necesarios para ejecutar el vínculo laboral de aquellos usos que requieran autorización particular. Las evaluaciones e investigaciones deberán ser objetivas y reservadas.

15.2. Exempleados

Se conservarán expedientes y soportes por los plazos derivados de obligaciones legales, probatorias y de defensa, con acceso limitado; vencida la finalidad y los términos aplicables se eliminarán o anonimizarán.

15.3. Clientes y proveedores

Los datos se tratarán para las relaciones comerciales y contractuales; se exigirá confidencialidad a personal y encargados con acceso a información de terceros.

15.4. Aspirantes

Las hojas de vida recibidas se usarán para procesos de selección informados. Si no existe propósito legítimo para conservarlas, se eliminarán o se pedirá autorización para su incorporación a un banco de candidatos.

16. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS

Se evaluará previamente la necesidad de transferir o transmitir datos dentro o fuera de Colombia, el rol de cada destinatario, las garantías de confidencialidad y seguridad, las autorizaciones o excepciones legales y las restricciones del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 cuando resulten aplicables. Con encargados se suscribirán acuerdos que determinen instrucciones, finalidad, protección, subcontratación, incidentes y devolución o eliminación de datos.

17. REDES SOCIALES Y CANALES DIGITALES

Los datos que LIMPYTEC reciba, publique o administre a través de sus perfiles, redes sociales, mensajería o canales digitales estarán sujetos a esta Política cuando la empresa actúe como responsable o encargado. Las plataformas externas podrán realizar tratamientos propios bajo sus términos, lo cual no exonera a LIMPYTEC de sus obligaciones por los tratamientos que decida efectuar. Está prohibido publicar imágenes de videovigilancia o expedientes laborales sin fundamento jurídico.

18. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS (RNBD)

LIMPYTEC verificará periódicamente si está obligada a inscribir bases de datos en el RNBD. En general, para sociedades privadas la obligación depende de superar el umbral normativo de activos totales de 100.000 UVT, conforme a la regulación aplicable. Cuando corresponda, registrará y actualizará las bases y novedades dentro de los plazos legales vigentes. Aun si no está obligada al RNBD, cumplirá la Ley 1581 y conservará inventario interno de sus tratamientos.

19. GARANTÍAS DE ACCESO

LIMPYTEC facilitará el acceso gratuito a los datos propios del titular, previa verificación de identidad. Para videos con terceros, seleccionará un mecanismo que proteja sus derechos (visualización controlada, edición o enmascaramiento cuando corresponda), evitando entregas indiscriminadas de archivos completos.

20. RESPONSABILIDAD DEMOSTRADA Y MEJORA CONTINUA

• Inventariar finalidades, titulares, sistemas, encargados, riesgos, controles y periodos de conservación.
• Revisar periódicamente ubicación de cámaras, necesidad del control y proporcionalidad.
• Mantener una bitácora de acceso, solicitudes de preservación y entregas de evidencia.
• Capacitar al personal de supervisión, talento humano, seguridad y mantenimiento.
• Actualizar el Reglamento Interno de Trabajo, manuales e instructivos para que describan las obligaciones de forma comprobable.
• Evaluar los nuevos proyectos de analítica de video y otras tecnologías de mayor riesgo antes de implementarlos.

21. VIGENCIA, APROBACIÓN Y ACTUALIZACIÓN

Esta Versión 4.0 entrará en vigor desde su aprobación por Gerencia General y su divulgación a los titulares. Reemplazará entonces la Versión 3.0 de mayo de 2026. Las finalidades ampliadas de videovigilancia se aplicarán prospectivamente, una vez ejecutados los deberes de información, autorización cuando corresponda y demás condiciones de licitud. Se revisará ante cambios normativos, tecnológicos u operativos que afecten el tratamiento.

Cartagena de Indias, octubre de 2026.

ANEXO A. AVISO BREVE DE VIDEOVIGILANCIA (MODELO)

ZONA VIDEOVIGILADA. LIMPIEZA Y TECNOLOGÍA LIMPYTEC S.A.S. capta y almacena imágenes para seguridad de personas y bienes, control operativo, verificación de cumplimiento de funciones, calidad, productividad y, cuando proceda, investigación interna y soporte de procesos laborales, con respeto por la intimidad y el debido proceso. Responsable: LIMPYTEC S.A.S. Derechos y política: rhumanos@limpytec.com; Calle 31 #18B-81, Pie del Cerro, Cartagena. Consulte la Política de Tratamiento de Datos Personales, versión 4.0.

ANEXO B. CONSTANCIA DE INFORMACIÓN A TRABAJADORES (MODELO)

Declaro que LIMPYTEC me ha informado la existencia y ubicación general de cámaras en zonas laborales; las finalidades de seguridad, supervisión de funciones, calidad y productividad, y la posibilidad de usar grabaciones lícitamente obtenidas como evidencia dentro de procedimientos internos, respetando el debido proceso. Se me ha indicado cómo consultar la política, ejercer mis derechos y formular solicitudes. Esta constancia acredita información recibida y no reemplaza las autorizaciones que sean exigibles para tratamientos específicos.

Nombre: ______________________________    Documento: ______________________

Fecha: ________________________________    Firma: __________________________

ANEXO C. REGISTRO DE EXTRACCIÓN Y CUSTODIA DE GRABACIONES (FORMATO)

Código del caso / motivo específico: __________________________________________

Cámara y ubicación: ______________________  Fecha/hora del hecho: __________________

Intervalo extraído: ________________________  Archivo(s): __________________________

Solicitante y autorización: __________________________________________________

Responsable de la extracción, fecha y hora: _____________________________________

Verificación de integridad / hash (si aplica): ____________________________________

Repositorio y controles de acceso: ____________________________________________

Entregas, destinatarios y fechas: _____________________________________________

Fecha de revisión de necesidad de conservación: ________________________________

Fecha y evidencia de supresión, cuando aplique: _________________________________